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退職にまつわるお礼メールはどうする?【例文あり】

こんにちは、ボンです。

最終出社日に送るメールは、どんな内容にすべきだろうか?

退職メールが来たけど、メールを返信すべきか?

この記事では、退職にまつわるお礼メールについてシチュエーション別に例文を使って紹介します。

社内用の退職挨拶メール

直属の上司や部署の同僚へはメールではなく直接口頭で挨拶しましょう。

ここでは、他部署の社内の方向けに送る退職の挨拶メールについてご紹介します。

社内用の退職挨拶メールの注意事項

・宛先
送信先は自分もメールアドレス、挨拶を送りたい人は全員BCCにしましょう

・ 退職理由
退職理由は、一身上の都合と記載しましょう

・ 件名
退職のご挨拶がよいでしょう

・ 送信時期
最終出社日の定時間際がよいでしょう

例文・一斉メール

件名:退職のご挨拶

お疲れ様です。
〇〇部〇〇課の〇〇です。
この度、一身上の都合により○月○日で退職することとなり、本日が最終出社となります。
本来であれば直接ご挨拶に伺うできところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中は至らぬところも多々あったかと存じますが、入社当初から沢山のご指導いただき、また支えていただきましたことを心より感謝しております。
今日まで仕事を続けてこられたのも皆様のおかげです。
今後もこの会社で学んだことを活かしていければと思います。
本当にありがとうございました。
最後となりましたが、貴社のますますのご健勝をお祈りいたしております。

フルネーム
今後の連絡先としてメールアドレス

※今後のメールアドレスなどは記載する必要はありません。

最近、退職挨拶のメールのメアドなどを記載する人が増えたようです。

特別、連絡したい人は個別に教えていると思いますが、メールに記載した場合、みんなにも一応教えたよってことになりますが、いらん連絡もくることになりますので。

社外用の退職挨拶メール

・ 宛先
BCCは使わず、一人ひとり、宛名とメールアドレスを記載しよう。
取引先で複数の人と面識がある場合には1つのメールで、宛名に役職順に記載、メアドも役職順に並べて送ります。

・ 退職理由
退職理由は、一身上の都合と記載しましょう

・ 件名
退職のご挨拶がよいでしょう

・ 送信時期
引き継ぎの担当者が決まったら、上司にメール送信の許可をもらって送りましょう。

目安は、最終出社日の2-3週間前です。

引き継ぎする後任の担当者名の紹介と引き継ぎの挨拶で訪問するのであればアポイントのお願いしましょう。

例文・社外メール

件名:【会社名:名前】退職のご挨拶
株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

私事で恐縮ではございますが、○月○日を持ちまして、退職することになりました。在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございます。

(具体的なエピソードがあれば追記)

後任は、私と同じ部署の〇〇が務めさせていただきます。
後日、改めて〇〇と共にご挨拶に伺いますので、よろしくお願いいたします。
(訪問の候補日があれば記載。メール送信後に電話でアポ取りも可)

今後とも、弊社をご愛顧いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

※ 訪問予定がない場合
具体的なエピソードの後
後任は、私と同じ部署の〇〇が務めさせていただきます。
後日、改めて、〇〇がご挨拶に伺いますが、私は○月○日が最終出社日となり、それまでは社内におりますので、ご不明な点等がございましたら、お問い合わせいただければ幸いです。

本来であれば、直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールにて失礼いたします。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

社内退職者へのお礼メール

私自身は社内の退職者の挨拶メールに返信したことはありません。
マナー的にもする必要があるとは思いません。

なぜなら、メール自体が届くのが定時間際であり、返信しても本人に届かないからです。

時々、宛先に本人のプラベートのメールアドレスが記載されおり、返信を押すと指定されているようになっていることもありますが、仕事で何度かやり取りがあり、今後もやり取りをする事があるような人は、すでに連絡先を交換済みでした。

今後。仕事で連絡が必要なら、上司か総務部から連絡してもらえば十分だからです。

社内退職者へのお礼メール

もし、本人が社内にまだいてメールを受信できる環境であれば、以下のメールをご参考ください。

また、私は個別で連絡先をしている方には以下の内容をLINEや個別のメアドに送っていました。

連絡先を知らないけども、一言挨拶していたい人には、個別にこちらから挨拶に行っていましたので、それぞれの距離感で使い分けていけばよいかと思います。

返信メールの例文

〇〇さん

お疲れ様です。〇〇です。

今日までお疲れ様でした、色々と教えていただき、ありがとうございました。
(具体的なエピソードがあれば追記)
また、いつか一緒に仕事ができればと思っていたので、〇〇さんが退職されるのは残念ですが、新天地での〇〇さんのご活躍をお祈りしております。

今まで本当にありがとうございました。

社外退職者へのお礼メール

社内ではなく、社外の退職者(つまり、取引先担当者の退職)には、必ず返信していました。

なぜなら、個人の関係ではなく、会社と会社の関係だからです。これまでと同じように取引を継続していくためにも節度と礼儀を持って、対応していきましょう。

退職する側も、普通の会社であれば、退職する人の最終出社日の2−3週間前には連絡がくるはずなので、できるだけその間位に後任と方と一緒にあっておきましょう。

返信メールの例文

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

ご連絡いただき、ありがとうございます。
〇〇様のご退職および後任の方の件、承知いたしました。
これまで、弊社をご担当いただき、ありがとうございました。

〇〇様の新天地でご活躍を心よりお祈り申し上げます。

まとめ

退職の際には、これまで関係のあった人と会社に感謝の気持ちを伝えましょう。

挨拶には定型文でマナーを抑えて、個別のエピソードで気持ちを伝えることができるといいですね。

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